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Pflichtangaben auf E-Mails jetzt automatisch einfügen mit exclaimer mail utilities

Nach einer Gesetzesänderung in Deutschland zählen E-Mails vielfach als Geschäftsbriefe und müssen Pflichtangaben enthalten.

Seit dem 01.01.2007 müssen E-Mails, Faxe und Postkarten die Geschäftsbriefe ersetzen, z.B. Auftragsbestätigungen, Angebote etc. ebenso wie alle übrigen Geschäftsbriefe die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Durch das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurden die Vorschriften der §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, 35a GmbHG und 25a GenG neu gefaßt.

Bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe müssen Sie gesetzliche Vorschriften (§ 15 b GewO, §§ 37a, 125a, 177a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG) beachten. Die Angaben sollen Ihren Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Durch die Mitteilung der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für Ihren neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über Ihre Firma einzuholen. Die Vorschriften sollen also helfen, "böse" Überraschungen zu verringern.

Als Geschäftsbrief gelten in der Regel:

• Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten;
• alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z.B. E-Mails.;
• beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Quittungen sowie Bestellscheine.

Grundsätzlich jedoch muß jeder "Geschäftsbrief", der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auch auf eine Rechnung zu, wenn es sich hierbei um das erste Schriftstück handelt, das zwischen den Geschäftspartnern gewechselt wird (z.B. nach telefonischer Auftragserteilung).

exclaimer mail utilities

Sollten die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben fehlen drohen Zwangsgelder und Abmahnungen von Mitbewerbern. Seceidos empfiehlt Ihnen daher, in Ihrem E-Mail System zentrale Signaturen mit allen Pflichtangaben zu verwenden. Mit den exclaimer mail utilities stellen wir Ihnen eine flexible und leistungsfähige Lösung für dieses Problem zur Verfügung. Sprechen Sie uns an!

 

Achtung: Diese Mitteilung ist keine Rechtsbelehrung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.